Tietosuojaseloste
Yleistä
Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, mitä henkilötietoja Ringconcierge Oy (”Yhtiö”) kerää, miten tietoja käsitellään, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja kenelle tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojakäytännössä kerrotaan myös velvollisuuksista, joita Yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä. Yhtiö kiinnittää erityistä huomiota tietosuojaan ja noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”GDPR”) ja muuta sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä. Tätä tietosuojakäytäntöä sovelletaan kaikkiin Yhtiön tarjoamiin palveluihin.
Asiakkaiden henkilötietojen lisäksi tätä tietosuojakäytäntöä sovelletaan myös potentiaalisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn. Lisäksi tietosuojakäytäntöä sovelletaan Yhtiön yritysasiakkaiden, kumppaneiden, palveluntarjoajien ja alihankkijoiden edustajien henkilötietojen käsittelyyn. Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa tietosuoja-asetuksessa määritellyllä tavalla. Tiedot, jotka eivät suoraan tai epäsuorasti tunnista rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Ringconcierge Oy
Y-tunnus: 2857789-9
Sähköposti: rental@frozenrental.fi
Yhteyshenkilö: Tomi Mettälä
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:
Yhtiön tuotteiden ja palveluiden tilaaminen ja ylläpito, kehittäminen, laadunvarmistus ja tiedottaminen
Liiketoiminnan suunnittelu ja tuotekehitys
Personoitu asiakaspalvelu ja kohdennettu asiakasviestintä palveluista ja palveluiden käytön seuranta
Asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille suunnattu markkinointi ja markkinoinnin kohdentaminen palveluiden turvallisuuden varmistamiseksi ja väärinkäytösten estämiseksi
Laskutus
Työhakemukset, rekrytointi tai muut vastaavat tilanteet, joissa tarvitsemme yhteystietoja
Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on Yhtiön ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde, joka perustuu Yhtiön tarjoaman tuotteen tai palvelun tilaamiseen tai tuottamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin. Asiakkuuden hallintaan ja markkinointiin liittyvä käsittely perustuu Yhtiön oikeutettuun etuun. Sähköinen suoramarkkinointi ja Yhtiön uutiskirjeiden tilaaminen perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai Yhtiön oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa (katso rekisteröidyn oikeudet alta).
Käsittelevät henkilötietoryhmät, tietosisällöt ja tietolähteet
Yhtiö kerää rekisteröidyiltä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja välttämättömiä tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten kannalta. Rekisteröidyiltä käsitellään seuraavia tietoja:
Edellä mainittujen tietojen antaminen on tarpeen Yhtiön ja rekisteröidyn välisten sopimus- ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi sekä Yhtiön palveluiden tarjoamiseksi. Kyseisten tietojen antaminen on vapaaehtoista.
Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi tarjouksen tekemisen, sopimuksen solmimisen tai asiakassuhteen aikana. Rekisteröity on myös saattanut antaa Yhtiölle tietoja esimerkiksi tilaamalla sähköisen uutiskirjeen, sosiaalisen median palveluissa tai Yhtiön verkkosivuilla.
Yhtiö voi käyttää markkinoinnissa ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointitarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan kerätä myös siltä taholta, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolten ylläpitämistä rekistereistä lain sallimissa tilanteissa.
Yhtiön alihankkijat, urakoitsijat ja yhteistyökumppanit luovuttavat Yhtiölle rekisteröityjen henkilötietoja lain ja sopimusvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa.
Yhtiö käyttää verkkopalveluiden kävijöiden seurantaan erilaisia palveluita, kuten Google Analyticsia, jotka hyödyntävät selain-evästeitä ja muita tunnistetietoja. Lisätietoja näistä löytyy kunkin käytetyn palvelun tietosuojaselosteista.
Henkilötietojen säilytys
Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei laki edellytä henkilötietojen säilyttämistä pidempää aikaa (esimerkiksi erityislainsäädäntöön liittyvät vastuut ja velvoitteet, kirjanpitovelvoitteet tai raportointivelvoitteet) tai ellei Yhtiö tarvitse tietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai vastaavan riidan ratkaisemiseksi.
Tietojen säilytysajat ja säilytyskriteerit vaihtelevat eri henkilötietoryhmien välillä.